Le portage Qualiopi : C’est quoi ? Est-ce légal ou interdit ? 

Dans le monde de la formation professionnelle en France, le terme « Qualiopi » est devenu omniprésent, évoquant une norme de qualité essentielle pour les organismes de formation. En effet, cette certification constitue un gage de qualité et de confiance pour les centres de formation et leurs clients. Elle garantit la conformité aux normes de qualité définies par l’État et favorise l’amélioration continue des pratiques de formations. Mais qu’est-ce que le portage Qualiopi exactement ? Est-il légal ou interdit ? Nous allons explorer ces questions afin de clarifier les enjeux entourant cette certification.

Qu’est-ce que la certification Qualiopi ?

La certification Qualiopi, issue de la loi « Avenir professionnel » de 2018, est un référentiel qualité instauré par l’État français pour encadrer et assurer la qualité des prestations des établissements de formation. Concrètement, elle définit des critères précis que les organismes de formation doivent respecter.

Définition et objectifs de Qualiopi

Cette accréditation vise à assurer la qualité des formations dispensées en vérifiant que les agences respectent des critères précis en termes de conception des actions de formation, de mise en œuvre des formations, d’adaptation aux publics formés, d’encadrement des stagiaires et d’évaluation des résultats obtenus. Elle repose sur des principes d’amélioration continue, incitant ainsi les cabinets de formation à maintenir et à perfectionner en permanence la qualité de leurs services. Elle est délivrée par des organismes certificateurs agréés par le Comité français d’accréditation (COFRAC).

Qualiopi est devenue une norme incontournable dans le domaine de la formation professionnelle en France. Elle est notamment exigée pour bénéficier des financements publics depuis le 1er janvier 2022. En choisissant un organisme certifié Qualiopi, les clients s’assurent de profiter de prestations haut de gamme, conformes aux standards établis par l’État français.

L’Importance de Qualiopi pour les professionnels et les organismes de formation

Le Label Qualiopi a une importance capitale pour les professionnels et les instituts de formation, à plusieurs égards. Il s’agit d’un critère déterminant dans l’attribution des financements publics de la formation professionnelle en France. Effectivement, depuis le 1er janvier 2022, les bureaux de formation doivent être qualifiés Qualiopi pour disposer des fonds publics et des fonds mutualisés des Opérateurs de Compétences (OPCO). Cela signifie que l’absence de ce certificat peut entraver l’accès à des financements essentiels pour de nombreuses agences, compromettant ainsi leur viabilité financière.

En outre, Qualiopi est devenue un gage de confiance pour les clients et les partenaires des formateurs. En choisissant, un cabinet reconnu Qualiopi, les entreprises et les individus s’assurent de bénéficier de prestations de qualité, conformes aux standards établis par l’État français. Cette reconnaissance constitue donc un élément différenciant sur un marché concurrentiel, renforçant la crédibilité et la réputation des établissements de formation authentifiés.

Le portage salarial comme levier pour la Certification Qualiopi

Comme dit précédemment, l’obtention de la certification Qualiopi est devenue obligatoire pour les organismes de formation. Cependant, pour de nombreux formateurs indépendants ou les petites structures, cette attestation peut représenter un défi majeur. Les démarches administratives, les coûts engendrés et les exigences spécifiques peuvent constituer des obstacles difficiles à surmonter.

C’est dans ce contexte que le portage salarial émerge comme un levier stratégique pour gagner ce titre. Le portage salarial, qui permet à un professionnel indépendant de bénéficier du statut de salarié tout en conservant son autonomie, offre plusieurs avantages significatifs pour les formateurs cherchant à avoir cette reconnaissance de qualité.

Le lien entre le portage salarial et Qualiopi

Le portage salarial offre un cadre flexible et structuré qui peut grandement faciliter l’obtention de la certification Qualiopi pour les formateurs indépendants ou les petites structures. Voici comment le portage salarial peut être un véritable atout dans ce processus :

Support administratif

En optant pour le portage salarial, les formateurs bénéficient d’un soutien administratif précieux. Les sociétés de portage salarial prennent en charge les tâches administratives liées à la certification, telles que la gestion des dossiers, la préparation de la documentation requise, et la coordination avec les organismes certificateurs. Cela allège considérablement la charge administrative pour le formateur, lui permettant de se concentrer pleinement sur les aspects techniques et pédagogiques de sa formation.

Formation et développement professionnels

Cette relation contractuelle tripartite offre également des opportunités de formation et de développement pour les professionnels concernés. Les sociétés de portage salarial proposent souvent des programmes de formation spécifiques sur la certification Qualiopi, ainsi que sur d’autres aspects liés à la gestion de projet, à la pédagogie, ou à la qualité du cursus. Ces enseignements permettent aux formateurs de renforcer leurs compétences et leurs connaissances, et de se préparer efficacement à l’examen d’attestation.

Gestion financière simplifiée

Une autre manière dont cette forme d’emploi facilite l’obtention de la certification est par la gestion simplifiée des aspects financiers. En tant que salarié porté, le formateur bénéficie d’une rémunération régulière et stable, ainsi que de la prise en charge des cotisations sociales et des assurances par la société de portage. Cela garantit une sécurité économique pendant la période de préparation et d’obtention de la certification, réduisant ainsi les éventuels stress liés à la gestion monétaire.

Avantages du portage salarial dans le processus de certification

Le recours au portage Qualiopi présente des avantages spécifiques qui peuvent grandement faciliter la réussite de la certification professionnelle pour les formateurs. Il permet de :

Avoir un accompagnement personnalisé

Les sociétés de portage salarial offrent un accompagnement personnalisé à leurs salariés portés, y compris dans le processus d’agrément Qualiopi. Ils reçoivent des conseils sur les exigences de la certification, les démarches à entreprendre, et peuvent bénéficier de l’expertise interne de la société pour répondre à leurs questions et préoccupations.

Simplifier la gestion administrative simplifiée

Le portage salarial prend en charge toute la gestion administrative liée à la certification, de la collecte des pièces justificatives à la constitution du dossier de certification. Cela allège considérablement la charge de travail administrative pour le formateur, lui permettant de se concentrer sur la préparation des contenus pédagogiques et l’amélioration de la qualité de ses formations.

Avoir accès à des ressources spécialisées

Les entreprises de portage salarial disposent souvent d’équipes dédiées à la formation et à la qualité, qui peuvent fournir des ressources spécialisées et des outils pour aider les coachs à se conformer aux exigences de Qualiopi. Cela peut inclure des modèles de documentation, des guides pratiques, et des sessions de formation sur les bonnes pratiques en matière de formation.

Suivre une formation continue

Le portage salarial offre des opportunités de formation continue aux salariés portés, ce qui inclut souvent des formations spécifiques sur la certification Qualiopi. Ces sessions de formation permettent aux formateurs de mieux comprendre les attentes des entités d’approbation, d’acquérir les compétences nécessaires pour se conformer aux normes de qualité, et de se préparer efficacement à l’examen de certification.

Gagner en crédibilité et en professionnalisme

Être salarié porté par une société de portage salarial reconnue peut renforcer la crédibilité et la compétence du formateur aux yeux des clients et des partenaires. Cela témoigne d’un engagement envers la qualité et le respect des normes professionnelles, ce qui peut favoriser la confiance et la fidélisation des bénéficiaires.

Étapes clés pour obtenir la certification Qualiopi via le Portage salarial

Pour garantir une démarche efficace et réussie, il est nécessaire de suivre ces étapes suivantes :

1. Comprendre les exigences de Qualiopi : Avant de commencer le processus, il est essentiel de comprendre les critères et les exigences de la certification Qualiopi. Cela inclut la connaissance des référentiels qualité applicables et des différentes composantes de la formation professionnelle continue.
2. Identifier une autorité de validation : Il est nécessaire de trouver un organisme certificateur accrédité par le Comité français d’accréditation (COFRAC) pour délivrer la certification Qualiopi. Assurez-vous que l’organisme choisi dispose de l’expertise nécessaire dans votre domaine d’activité et qu’il comprend les spécificités du portage salarial.
3. Préparer la documentation : Rassemblez tous les documents nécessaires pour démontrer que votre activité de formation répond aux critères de qualité définis par Qualiopi. Cela peut inclure des documents tels que des supports pédagogiques, des plans de formation, des contrats de prestation, des évaluations de satisfaction, etc.
4. Mettre en œuvre les actions correctives si nécessaire : Si des lacunes sont identifiées dans vos pratiques ou processus, prenez les mesures nécessaires pour les corriger avant l’audit de certification. Cela peut impliquer des ajustements dans vos méthodes de travail, vos outils de gestion ou vos processus de suivi.
5. Passer l’audit de certification : Une fois que vous êtes prêt, planifiez et passez l’audit de certification avec l’organisme certificateur. Soyez prêt à démontrer comment votre activité de formation répond aux critères de qualité de Qualiopi.
6. Mettre en œuvre les actions d’amélioration continue : Une fois certifié, continuez à surveiller et à améliorer vos pratiques de formation. L’amélioration continue est une composante essentielle de la certification Qualiopi, donc restez engagé à fournir des services de formation de haute qualité.
7. Renouveler la certification : La certification Qualiopi doit être renouvelée tous les trois ans. Assurez-vous de suivre les directives spécifiques pour le renouvellement et de maintenir vos pratiques de qualité tout au long de la période de certification.

Préparation à la certification Qualiopi

Se préparer à la certification Qualiopi nécessite une approche stratégique et rigoureuse. Voici quelques conseils et meilleures pratiques pour vous aider à vous préparer efficacement :

• Comprendre les exigences de la certification : Avant de commencer le processus de certification, assurez-vous de bien comprendre les exigences et les critères établis par Qualiopi. Prenez le temps de lire attentivement les référentiels de certification et les guides disponibles pour vous assurer de répondre à toutes les exigences.
• Évaluer vos pratiques existantes : Effectuez une évaluation approfondie de vos pratiques actuelles en matière de formation. Identifiez les forces et les faiblesses de vos processus, de vos méthodes pédagogiques et de vos outils de suivi pour déterminer les domaines à améliorer en vue de la certification.
• Élaborer un plan d’action : Établissez un plan d’action détaillé qui décrit les étapes à suivre pour vous préparer à la certification. Identifiez les tâches à accomplir, les délais associés et les ressources nécessaires pour chaque étape du processus. Assurez-vous que votre plan d’action est réaliste et réalisable.
• Collecter les preuves : La certification Qualiopi exige la collecte de nombreuses preuves pour démontrer la conformité aux normes de qualité. Assurez-vous de recueillir et de conserver toutes les preuves nécessaires, telles que des documents administratifs, des supports de cours, des évaluations des apprenants, des retours d’expérience, etc.
• Solliciter une aide externe si nécessaire : Si vous avez besoin d’aide pour vous préparer à la certification Qualiopi, envisagez de faire appel à un accompagnement externe. Les consultants spécialisés peuvent vous fournir des conseils et un soutien personnalisés pour vous épauler à réussir la procédure d’authentification. Vous pouvez faire appel à notre service pour vous assister dans toutes les démarches.

Processus de certification et rôle du portage salarial

Le processus de certification Qualiopi comporte plusieurs étapes clés, et le portage salarial peut jouer un rôle important pour faciliter cette opération. Voici une description détaillée des démarches à faire et comment le portage salarial peut y contribuer :

Évaluation initiale

La première étape du processus de certification consiste généralement en une évaluation initiale de l’organisme de formation par un organisme certificateur. Cette évaluation vise à vérifier si l’organisme répond aux exigences de base pour obtenir la certification. Le portage salarial peut faciliter cette étape en fournissant une structure organisationnelle claire et des preuves de conformité aux normes de qualité.

Audit documentaire

Une fois que l’évaluation initiale est réussie, l’agence de formation doit fournir une série de documents prouvant sa conformité aux critères de certification. Cela peut inclure des documents administratifs, des supports de cours, des évaluations des apprenants, des procédures internes, etc. Le portage salarial peut aider à rassembler et à organiser ces documents, garantissant ainsi une présentation claire et complète lors de l’audit documentaire.

Audit sur site

Après l’audit documentaire, un audit sur site peut être réalisé pour étudier les pratiques de formation de l’organisme en situation réelle. Cette étape peut impliquer des observations de sessions de formation, des entretiens avec le personnel et les apprenants, ainsi qu’une évaluation de l’infrastructure et des ressources disponibles. Le portage salarial peut faciliter cet audit en assurant une coordination efficace entre les parties prenantes et en fournissant un environnement propice à la démonstration des compétences pédagogiques.

Évaluation et analyse des résultats

Une fois que toutes les étapes de l’audit sont terminées, l’organisme certificateur évalue les résultats pour déterminer si l’organisme de formation est conforme aux normes de qualité requises. Cette évaluation peut prendre en compte divers facteurs, tels que la caractéristique des supports de cours, l’expertise des formateurs, la satisfaction des apprenants, etc. Le portage salarial peut contribuer à fournir des données et des informations pertinentes sur les pratiques de formation mises en œuvre.

Rapport d’audit et décision de certification

Un rapport d’audit sera rédigé, résumant les constatations de l’évaluation et recommandant une décision quant à l’attribution de la certification. Si l’organisme de formation répond à toutes les exigences, il se voit attribuer la validation de Qualiopi. Le portage salarial peut jouer un rôle crucial dans la préparation de ce rapport en fournissant des informations précises et pertinentes sur les pratiques de formation et les résultats obtenus.

Conseils et stratégies pour réussir la certification

Obtenir ce label qualité de formation n’est pas une tâche aisée et nécessite une préparation minutieuse ainsi que la mise en place de stratégies adéquates. Il est essentiel de se préparer de manière rigoureuse afin de répondre aux critères et aux exigences de Qualiopi. Cela implique d’adopter des stratégies réfléchies, de mettre en place des processus efficaces et de mobiliser les ressources nécessaires pour atteindre cet objectif.

Erreurs à éviter lors de la certification Qualiopi

Pour augmenter vos chances de réussir la certification Qualiopi et de positionner votre organisme de formation comme un acteur de confiance sur le marché, certains pièges et erreurs courantes sont à prendre en compte :

1. La sous-estimation des exigences : La certification Qualiopi comporte des critères précis et des normes élevées. Ne sous-estimez pas la complexité de ces exigences et assurez-vous de bien les comprendre avant de vous engager dans le processus.
2. Le manque de planification : Une planification approfondie est essentielle pour réussir la certification. Ne vous lancez pas dans ce processus sans avoir établi un plan détaillé, incluant les étapes, les ressources nécessaires et les délais à respecter.
3. L’ignorance de la documentation : La certification Qualiopi exige une documentation complète et précise sur vos activités de formation. Assurez-vous de bien noter tous les aspects de votre démarche, y compris les contenus pédagogiques, les évaluations des participants et les processus qualité mis en place.
4. Le manque de formation du personnel : Impliquez votre équipe dans le processus de certification en leur fournissant une formation adéquate sur les exigences de Qualiopi et les meilleures approches à suivre. Le manque de formation du personnel peut compromettre la conformité aux normes de qualité.
5. La négligence de l’analyse continue : Cette homologation implique un engagement envers l’amélioration continue de vos pratiques de formation. Veillez à mettre en place des mécanismes d’audit périodique pour surveiller la qualité de vos prestations et identifier les axes d’amélioration.
6. La non-sollicitation d’aide externe : Si nécessaire, n’hésitez pas à faire appel à des consultants spécialisés ou à des experts en certification pour vous accompagner dans le processus. Leur expérience peut vous aider à éviter les pièges et à maximiser vos chances de succès.

Stratégies gagnantes pour une certification réussie

Pour maximiser les chances de réussite dans l’obtention de la légalisation Qualiopi, il est crucial de mettre en place des méthodes et des stratégies éprouvées. Voici quelques conseils pour vous aider dans cette démarche :

Avant de vous lancer dans le processus de certification, prenez le temps de comprendre en détail les critères et les exigences de Qualiopi. Identifiez les domaines où vous pourriez avoir besoin d’amélioration et élaborez un plan d’action pour les aborder. Sa réussite nécessite l’implication de tous les acteurs de votre organisation. Mobilisez votre équipe autour de cet objectif commun et assurez-vous que chacun comprend son rôle et ses responsabilités dans la procédure.

La mise en place d’un système de management est vivement recommandée. N’hésitez pas à offrir à votre personnel une formation sur les exigences de Qualiopi et les bonnes pratiques à suivre en matière de formation professionnelle. 

La préparation d’une documentation complète et précise sur l’ensemble de vos activités de formation y compris les programmes, les méthodes pédagogiques, les évaluations des participants, et les processus qualité mis en place est cruciale. 

N’oubliez pas de mettre en place des mécanismes d’évaluation continue pour surveiller la qualité de vos prestations et identifier les axes d’amélioration. Enfin, identifiez les éventuelles non-conformités dès le début du processus de certification et prenez les mesures nécessaires pour les corriger rapidement. Ne laissez pas les problèmes non résolus compromettre votre démarche de certification.